Quy định về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu hiện nay

Để đảm bảo quá trình đấu thầu diễn ra đúng quy định và đáp ứng được yêu cầu của các dự án, công trình, pháp luật đã quy định từng khoảng thời gian với từng giai đoạn. Vậy thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là bao lâu? Cùng theo dõi những chia sẻ của Đông Nam Construction trong bài viết dưới đây để giải đáp thắc mắc này nhé.

Hồ sơ dự thầu gồm những gì?

Theo khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013: Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập ra. Sau đó, nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu có trong hồ sơ mời thầu. Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, hồ sơ dự thầu được lập bao gồm nhiều loại giấy tờ theo yêu cầu của từng gói thầu trong từng lĩnh vực khác nhau.

Bên cạnh đó, Luật đấu thầu năm 2013, các văn bản hướng dẫn có liên quan đến hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu nêu rõ quy trình xác định hồ sơ dự thầu diễn ra như sau:

Bước 1: Đọc hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công

Trước tiên, các bạn cần phải đọc hiểu về hồ sơ mời thầu và nắm được những điều kiện cơ bản của hồ sơ mời thầu. Mặt khác, chúng ta cũng cần chú ý một số nội dung quan trọng của HỒ SƠ MỜI THẦU như:

Năng lực, kinh nghiệm
Yêu cầu về tài chính
Yêu cầu về nhân lực và thiết bị máy móc
Yêu cầu cụ thể về các giải pháp kỹ thuật
Biểu mẫu dự thầu
Bảng cụ thể về khối lượng mời thầu.

Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công

Bước 2: Lập hồ sơ pháp lý để dự thầu

Hồ sơ chuẩn bị cho việc dự thầu cần có những nội dung chính bao gồm:

Đơn dự thầu theo mẫu của hồ sơ mời thầu (HSMT) bao gồm: đơn dự thầu tài chính, đơn dự thầu kỹ thuật.
Bảo lãnh dự thầu lập theo yêu cầu của HSMT gồm giá trị bảo lãnh, thời gian theo mẫu biểu của ngân hàng hay theo mẫu biểu của HSMT.
Các bản cam kết của nhà thầu như: cung cấp vật tư, nguồn vốn và lập theo mẫu của HSMT .
Thỏa thuận liên doanh nếu hồ sơ dự thầu gồm 2 liên doanh trở lên, lập theo mẫu của HSMT
Giấy ủy quyền (nếu có).
Hồ sơ năng lực của công ty dự thầu: quyết định thành lập công ty, đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, …
Hồ sơ kinh nghiệm là các hợp đồng dự thầu tương tự đã thực hiện.
Năng lực tài chính: chứng minh được nguồn vốn từ báo cáo tài chính và làm theo biểu mẫu của hồ sơ mời thầu hoặc có thể chứng minh nguồn vốn bằng hợp đồng cung cấp tín dụng của công ty với ngân hàng
Vật tư thực hiện gói thầu qua các hợp đồng nguyên tắc mua vật tư, thiết bị kèm theo catalog.
Nhân lực thực hiện phải có bằng cấp, chứng chỉ có xác nhận của CĐT để chứng minh năng lực, kinh nghiệm và hợp đồng lao động, xác nhận của bảo hiểm (nếu có yêu cầu trong HSMT)
Máy móc, thiết bị để thực hiện gói thầu: hóa đơn, đăng ký, đăng kiểm của máy móc, thiết bị, trường hợp bên dự thầu không có thì phải cung cấp hợp đồng nguyên tắc thuê máy móc, thiết bị.

Toàn bộ hồ sơ nêu trên sẽ căn cứ theo yêu cầu về hình thức của HSMT, có thể là hồ sơ photo hoặc hồ sơ photo công chứng hoặc hồ sơ gốc và được tập hợp thành 1 bộ theo danh mục cụ thể.

Hồ sơ chuẩn bị cho việc dự thầu phải có đủ nội dung theo quy định

Bước 3: Lập giá thực hiện dự thầu

Lập bảng giá thực hiện dự thầu là một trong những bước quan trọng nhất khi làm hồ sơ dự thầu. Bởi vì yếu tố này rất quan trọng để các bạn cạnh tranh với nhà thầu khác và được chủ đầu tư quyết định lựa chọn hay không.

Các bước chính trong lập giá dự thầu

Sử dụng các phần mềm dự toán để xây dựng giá dự thầu.
Kiểm tra, bóc tách khối lượng của hồ sơ thiết kế để so sánh với khối lượng mời thầu. Đối với hợp đồng trọn gói, điều này giúp đơn vị dự thầu dự liệu và hạn chế được những rủi ro về thua lỗ trong trường hợp khối lượng mời thầu nhỏ hơn theo thiết kế.
Xác định định mức cụ thể sử dụng cho gói thầu và các định mức bổ sung, sửa đổi khác cho phù hợp với công việc trong gói thầu.
Tra mã công việc mời thầu.
Xác định đơn giá nhân công theo quy định của TT 05/2016/TT-BXD và giá nhân công đã công bố trên địa bàn của từng vùng..
Bảng tính giá nhân công đã xác định, đây là căn cứ để tính nhân công lái máy.
Công bố giá sử dụng điện, nhiên liệu của địa phương tại thời điểm lập giá dự thầu, bao gồm: Biểu giá bán lẻ điện của tập đoàn điện lực Việt Nam và Công bố giá nhiên liệu (xăng, dầu) của tập đoàn xăng dầu Việt Nam.

Chi phí thiết bị thực hiện trong hồ sơ dự thầu

Chi phí mua sắm thiết bị.
Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ khi thực hiện.
Chi phí lắp đặt thiết bị, thí nghiệm và hiệu chỉnh thiết bị.

Lập bảng giá thực hiện dự thầu là một trong những bước quan trọng

Bước 4: Xây dựng biện pháp thực hiện thi công

Biện pháp xây dựng sẽ bao gồm bản vẽ biện pháp thi công và thuyết minh biện pháp thi công. Đơn vị dự thầu sẽ căn cứ vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu để lập bản vẽ biện pháp thi công phù hợp với công trình và Lập thuyết minh biện pháp thi công.

Bước 5: Lập tiến độ thực hiện thi công

Lập tiến độ thực hiện thi công gói dự thầu bao gồm: Lập tổng tiến độ thực hiện thi công, tiến độ huy động các thiết bị thi công và tiến độ huy động nhân lực để thi công dựa trên yêu cầu của HSMT và năng lực của đơn vị dự thầu. Sau đó, chúng ta tiến hành hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn:

In ấn hồ sơ và tập hợp vào 1 file theo thứ tự danh mục hồ sơ đã lập từ ban đầu.
Đánh dấu vào các trang cần ký và đóng dấu chức danh để trình ký.
Sau khi ký và đóng dấu chức danh thì đóng dấu treo/ giáp lai lên toàn bộ hồ sơ dự
Photo hồ sơ dự thầu thành các bản photo, số lượng theo yêu cầu của hồ sơ dự thầu.
Copy các file mềm vào USB theo yêu cầu của hồ sơ dự thầu, nhất là file giá.
Nộp hồ sơ theo đúng thời gian yêu cầu trong hồ sơ dự thầu.

Cần phải lập tiến độ thực hiện thi công khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu trong bao lâu?

Theo quy định tại Điểm e, Khoản 1, Điều 12, Luật Đấu thầu năm 2013 có quy định: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là 20 ngày với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với thực hiện đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Khi đó, nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu.

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu như trên đã đúng chưa?

Hiện nay nhiều cá nhân, tổ chức thắc mắc về việc: Thời gian ít hơn 20 ngày thì nhà thầu có kịp chuẩn bị hồ sơ dự thầu hay không và có đúng theo pháp luật hay không? Về câu hỏi này, chúng ta có thể phân thành 2 trường hợp:

Trường hợp 1

Căn cứ Điều 63, Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định: Hạn mức của gói thầu quy mô nhỏ cung cấp các dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hóa có giá trị không quá 10 tỷ đồng; gói thầu về xây lắp, hỗn hợp có giá trị không quá 20 tỷ đồng.

Theo quy định trên, nếu gói thầu của đơn vị bạn thuộc gói thầu có quy mô nhỏ, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là 10 ngày kể từ ngày phát hành hồ sơ. Trong thời gian này, nhà thầu hoàn toàn có đủ điều kiện để chuẩn bị hồ sơ dự thầu và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Trường hợp 2

Đối với các gói thầu còn lại, theo Điều 12, Luật đấu thầu 2013 quy định: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là 20 ngày đối với trong nước và 40 ngày đối với quốc tế, kể từ ngày hồ sơ mời thầu được phát hành đến…

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu cần căn cứ vào những trường hợp cụ thể

Kết luận

Trên là những chia sẻ của Đông Nam Construction về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu trong đấu thầu mới nhất hiện nay. Nếu muốn tham khảo thêm những kiến thức về lĩnh vực thiết kế - thi công xây dựng công trình, đấu thầu thì hãy truy cập trang web https://dongnamconstruction.net/ để cập nhật thông tin mới nhất.